差旅费用凭证：留什么、留多久？

一、先分清楚：要留的是「两类东西」

很多人把「凭证」理解成发票，其实一次差旅会留下两类材料，作用不同，都不能少：

一类是原始凭证 —— 发票、行程单、收据这些由外部供应商出具的凭据，证明「这笔钱确实花了」。 另一类是记账凭证与随附的报销单 —— 企业内部据此入账的凭据，说明「这笔钱记在哪、谁批的」。

两者是配套的：记账凭证根据原始凭证生成，将来查账时也往往要一起看。 所以在保管期限上，二者的口径通常是一致的。

二、留什么：按环节列一份清单

下面这份清单覆盖了企业差旅最常见的几类支出。实际要留哪些，最终以贵司财务的要求为准 —— 不同公司对「哪些费用可以入账」的界定并不相同。

环节	建议留存的凭证	作用
机票	航空运输电子客票行程单	机票报销的核心凭据，含票价、税费与乘机人信息
机票	增值税发票（如有）	与行程单配合，满足入账与抵扣口径
火车	铁路电子客票或报销凭证	铁路出行的报销凭据
酒店	住宿费发票	住宿支出的正式凭据
酒店	住宿清单（水单）	证明住宿天数与金额构成，便于核对
市内交通	出租车发票或网约车电子发票	面额较小的支出，凭据同样要留
市内交通	网约车行程单	补充起讫点信息，便于说明事由
租车 / 停车	租车发票、停车费凭证	—
签证 / 保险	签证费收据、保险发票或保单	—
变更	退票费、改签费的单独凭证	与原始票款分开列示，避免对账时混淆
内部	报销单与审批记录	说明事由、审批人与归属，属于记账凭证的一部分

三、留多久：先记住一个前提

凭证的保管期限不是企业自己定的，而是有明确规定的。 依据是《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号，自 2016 年 1 月 1 日起施行）， 其中把会计档案的保管期限分为永久和定期两类，定期一般又分为 10 年和 30 年。 期限从会计年度终了后的第一天算起，且规定的是最低保管期限 —— 企业可以留得更久，不能更短。

资料类别	最低保管期限	说明
会计凭证、账簿	30 年	含原始凭证与记账凭证，差旅单据多归入此类
辅助性资料	10 年	如银行对账单、纳税申报表、月度或季度财务报告等
年度财务报告等	永久	年度财务会计报告、会计档案保管清册与销毁清册等

换句话说，一次差旅的发票与行程单，通常落在「会计凭证」这一类， 对应的最低保管期限是 30 年 —— 比不少人的预期要长。这也是为什么 电子凭证的归档方式值得一开始就理清楚，而不是等到几年后翻不出来。

四、几个常见的误区

误区一：只留发票，不留行程单。机票的报销凭据通常正是行程单， 只有发票往往不足以说明这趟行程的乘机人与航段。

误区二：电子发票打印出来就算留好了。电子凭证的报销、入账与归档另有相应要求， 纸质打印件不必然等同于合规留存。贵司采用哪种方式，建议与财务确认后再固定下来。

误区三：员工离职、系统更换，旧凭证就不用管了。变更系统或人事，并不改变保管义务。 换系统时，历史凭证的完整移交与可查询性要在切换前安排好。

误区四：保管期一到就能销毁。如果凭证对应的债权债务尚未结清， 或者涉及其他未了事项，即使期限届满也不能销毁，应当单独抽出保管，直到事项了结为止。

本文所述期限依据《会计档案管理办法》的一般规定，为最低保管期限的框架性说明。 涉及电子凭证归档、税前扣除凭证等具体要求，请以国家税务总局及贵司财务的口径为准。 拿不准某类凭证该留多久的，可以直接与贵司财务或与我们联系确认。