中英双语差旅单据：常用术语对照

一、为什么需要一份固定的对照

外籍同事看不懂中文对账单、海外总部要英文明细、本地财务只认中文发票 —— 这些场景放在一起，单据就免不了要「翻一遍」。问题在于：同一样东西，十个人可能有十种译法。 今天叫 Reimbursement，明天叫 Expense Claim，总部那边就会当成两回事。

解决的办法很简单：把常用的说法定下来，固定用同一套。下面这份对照表可以当作起点， 贵司内部已经有惯用译法的，以贵司的为准；没有的，选一种并坚持用。

二、单据与主体

这一组最要紧，因为它们是「这份东西到底是什么」的答案。尤其注意 Invoice（发票） 与 Proforma Invoice（形式发票） 的区别 —— 后者通常只用于报价或预付说明，不是可以入账的正式票据。

三、费用类别

费用类别决定了这笔钱进哪个科目。机票与酒店好认， 容易被含糊掉的是「地面交通」—— 从机场到市区、市内打车、租车、 停车费，有的公司分得细，有的合成一项，最好一开始就问清贵司财务的口径。

四、字段与状态

字段是给财务和系统看的。同一张对账单，中文版写了「成本中心 3201」， 英文版写成 "Dept. 3201"，看起来差不多，实际是两种归集方式。 字段名一旦定下，中英两版要能一一对上，这样换系统或对接总部时才不会错位。

分类	中文	English	说明
单据	发票	Invoice	正式票据，可用于入账
单据	增值税专用发票	VAT Special Invoice	可用于进项抵扣，注意区分普票
单据	形式发票	Proforma Invoice	多用于报价或预付说明，不能直接入账
单据	对账单	Statement of Account	按期汇总，用于与客户核对
单据	费用明细	Itemised Expense Details	逐笔列出，便于核对与入账
单据	行程单	Itinerary	写清时间、地点与衔接
单据	电子行程单	Electronic Itinerary Receipt	机票报销的常用凭据
单据	报销单	Expense Claim / Expense Report	员工发起，附原始凭证
单据	收据	Receipt	证明已付款，不等于发票
费用	机票	Airfare / Air Ticket	—
费用	酒店住宿	Accommodation / Lodging	两种说法都常见
费用	地面交通	Ground Transportation	含接送机、长途汽车等
费用	市内交通	Local Transportation	打车、地铁、公交
费用	租车 / 停车费	Car Rental / Parking Fee	—
费用	改签费	Rebooking Fee / Change Fee	—
费用	退票费	Cancellation Fee	与改签费分开记，便于对账
费用	超重行李费	Excess Baggage Fee	—
费用	签证费 / 保险	Visa Fee / Insurance	—
费用	差旅补贴	Per Diem / Daily Allowance	各公司口径不同，以政策为准
字段	成本中心	Cost Center	与部门可能不是一个概念
字段	部门	Department	—
字段	开票信息	Billing Information	名称、税号等
字段	纳税人识别号	Taxpayer ID / Tax ID	—
字段	币种 / 汇率	Currency / Exchange Rate	涉及外币时必填
字段	含税 / 不含税	Tax Inclusive / Tax Exclusive	报价与入账口径要一致
状态	已开票 / 未开票	Invoiced / Not Invoiced	—
状态	已付款 / 未付款	Paid / Unpaid	—
状态	处理中	Pending / In Progress	—

五、用对照表时的几点注意

别逐字硬译。「对账单」译成 Bill 就不对了 —— 那更像账单而非核对用的明细汇总。 术语先说清用途，再定译名。

英式与美式的差异要挑一种。比如「行程」在英国常说 Itinerary， 在美国某些场景下也用 Travel Schedule；混用会让汇总表出现重复项。

中英两版的字段顺序保持一致。这样对方拿两版对照着看时，不必来回找行。

以上为常见用法的对照，不同公司与行业可能有各自的习惯译法。 贵司已有内部术语表的，请以内部术语表为准；需要提供双语单据或对账材料的， 可以直接与我们联系说明贵司的用语规范。